Das Knowledge Camp (GKC), ein Themenbarcamp rund um Wissensmanagement, blickt auf eine über 17-jährige Geschichte zurück – von seinen Anfängen 2009 als kleine Guerilla-Aktion bis hin zu einer etablierten, hybrid organisierten Veranstaltung. Vier erfahrene Organisatorinnen und Organisatoren teilen ihre Learnings zu den Themen Teamstruktur, Locationwahl, hybride Formate und Dokumentation. Das Gespräch macht deutlich, dass ein erfolgreiches Barcamp weit mehr erfordert als einen freien Samstagnachmittag – und dass viele Herausforderungen wie hybrides Netzwerken oder nachhaltige Dokumentation nach wie vor ungelöst sind. Inhalt: Geschichte und Entwicklung des Knowledge Camps Teamstruktur, Rollen und Planungshorizont Locationwahl: physische Anforderungen und Fallstricke Hybrides Format: Learnings aus der Pandemie und danach Dokumentation und Wissenstransfer Ausblick: Knowledge Camp 2026 Geschichte und Entwicklung des Knowledge Camps Das Knowledge Camp wurde 2009 von Simon Dueckert und Karl-Heinz Pape ins Leben gerufen – zunächst als eine Art Bottom-up-Graswurzelbewegung innerhalb der GfWM (Gesellschaft für Wissensmanagement. Es folgten einige Jahre aktiver Durchführung, bevor es 2013 eine Pause gab. Der Grund war ein struktureller Konflikt: Ein Barcamp lebt vom Bottom-up-Prinzip, also dem Prinzip, dass Inhalte und Organisation von unten, von den Teilnehmenden selbst, getrieben werden. Die GfWM hingegen war traditionell eher als ein von Professorinnen und Professoren geprägter Verein entstanden, in dem Vorstandsstrukturen eine steuernde Rolle einnahmen. Diese Spannung führte zu Reibungen. Ab 2014 wurde das Knowledge Camp neu aufgelegt, zunächst in Hagen mit nur 64 Teilnehmenden. Seither wuchs es kontinuierlich. In den letzten Jahren erreichte es regelmäßig rund 150 Teilnehmende vor Ort, ergänzt durch 30 bis 100 online zugeschaltete Personen. Als ideale Größe für ein Themenbarcamp wird eine Spanne von 100 bis 200 Personen angesehen. Darunter fehlt die kritische Masse für parallele Sessions; darüber verändert sich der Charakter hin zu einer reinen Networking-Veranstaltung, bei der das inhaltliche Gemeinschaftsgefühl verloren geht. Als historisches Vergleichsbeispiel wird das Foodcamp von Timo Rayleigh (2003) mit 200 Personen genannt sowie Barcamps in Hamburg mit bis zu 700 Teilnehmenden – letzteres jedoch bereits als problematisch eingeschätzt. Teamstruktur, Rollen und Planungshorizont Hinter dem Knowledge Camp steckt ein ehrenamtliches Organisationsteam, das aktuell aus rund zehn Personen besteht – zeitweise waren es bis zu 13 oder 14. Die Struktur hat sich über die Jahre professionalisiert: Es gibt eine Projektleitung aus zwei Personen sowie klar definierte Verantwortungsbereiche für Kommunikation (inkl. Ticketing, Website, LinkedIn), Finanzen und Sponsoring, Location, Online-Betreuung (Hybridität) sowie den Tagesablauf vor Ort. Diese Bereiche sind in einem gemeinsamen Planungswerkzeug (Planner) dokumentiert und werden von Personen in Eigenverantwortung übernommen. Die Planungsphase beginnt typischerweise ein halbes bis dreiviertel Jahr vor der Veranstaltung – also etwa im Januar bis März für ein Herbst-Event im Oktober. Im Sommer erhöht sich die Meeting-Frequenz von monatlich auf zweiwöchentlich, kurz vor dem Camp auf wöchentlich. Ein zentrales Instrument ist das jährliche Lessons Learned direkt nach dem Camp, das jedoch oft prokrastiniert wird, weil das Team nach der Veranstaltung zunächst erschöpft ist. Die Erkenntnis lautet: Je schneller das Lessons Learned nach dem Camp stattfindet, desto wertvoller sind die Erkenntnisse für das nächste Jahr. Als typischer Fehler wird genannt, Dinge zu spät zu planen – von Wegeleitung und Namensschild-Stiften bis hin zur Location selbst. Ein besonders einprägsames Beispiel: 2023 benannte sich die Veranstaltungslocation über Nacht um – aus vertraglichen Gründen gegenüber Investoren war sie nicht einmal befugt, das Orga-Team vorab zu informieren. Die Adresse blieb gleich, der Name änderte sich vollständig, was zu erheblicher Verwirrung bei Teilnehmenden führte, die nur an einem der zwei Tage kamen. Locationwahl: physische Anforderungen und Fallstricke Die Wahl der richtigen Location ist eine der wichtigsten Weichenstellungen. Als nicht verhandelbare Anforderungen gelten: ein großer Plenum-Raum für alle Teilnehmenden sowie mehrere kleinere Breakout-Räume für parallele Sessions. Als Faustregel gilt: Gesamtteilnehmerzahl geteilt durch 20 ergibt die Anzahl benötigter Sessionräume. Darüber hinaus wurden weitere wichtige Aspekte herausgearbeitet: ausreichend Catering-Fläche und Aufenthaltsbereiche für informellen Austausch, Platz für Sponsorenstände und Thementische (sogenannte Assemblies), eine Garderobe (besonders relevant beim zweitägigen Format, wenn Teilnehmende am zweiten Tag mit Reisegepäck ankommen), ein Backoffice für das Orga-Team sowie – für hybride Formate – stabile und separierbare Internetzugänge (Veranstaltungsnetz getrennt vom Teilnehmernetz). Die Erfahrung an der Universität Köln (2023) zeigte exemplarisch viele dieser Fallstricke: Das WLAN war über das universitäre Eduroam-Netz (ein gemeinsames WLAN-Netzwerk europäischer Hochschulen) für externe Veranstalter nur schwer zugänglich und erforderte aufwändige Anträge. Zudem schloss das Gebäude täglich um 17 Uhr, was einen vollständigen Aufbau erst am Morgen des Veranstaltungstages ermöglichte – ein erheblicher Stressfaktor. Das Knowledge Camp ist über die Jahre zunehmend in Berlin geblieben, zuletzt mehrfach im fritzzforum. Der Grund ist pragmatisch: Der Großteil des Orga-Teams ist in Berlin ansässig, die Räumlichkeiten haben sich bewährt, und die Abendlocation ist günstig erreichbar. Inspirierende, ungewöhnliche Räume werden grundsätzlich als Mehrwert gesehen – allerdings stets abgewogen gegen logistische Zuverlässigkeit. Hybrides Format: Learnings aus der Pandemie und danach Das Knowledge Camp hat den bewussten Entschluss getroffen, dauerhaft hybrid zu bleiben – also gleichzeitig Teilnehmende vor Ort und online einzubinden. Diese Entscheidung wurde direkt nach der Pandemie getroffen und war nicht selbstverständlich, da viele andere Veranstalter entweder vollständig in die Präsenz zurückgekehrt sind oder bei Online-Formaten geblieben sind. Für funktionierende Hybridität wurden mehrere technische und organisatorische Schlüsselelemente identifiziert: Jeder Sessionraum benötigt einen sogenannten Room Buddy – eine dedizierte Person, die sowohl die Online- als auch die Offline-Welt im Blick hält und sicherstellt, dass Online-Teilnehmende aktiv integriert werden. Für die Übertragung von Wortbeiträgen aus dem Publikum wurde ein innovativer Schaumstoffwürfel mit eingebautem Mikrofon eingeführt, der durch den Raum geworfen werden kann. Zusätzlich braucht es eine eigene Online-Moderation, die sich ausschließlich um die digitalen Teilnehmenden kümmert – unabhängig von der Vor-Ort-Moderation. Besonders ungelöst bleibt das informelle Netzwerken in der Hybridität. Tools wie HiHive (eine virtuelle Raumplattform) wurden ausprobiert, doch die Erfahrung zeigt: Online-Teilnehmende möchten nach einem vollen Tag am Bildschirm nicht noch abends online netzwerken. Die Hypothese lautet mittlerweile, dass man für Socializing zwei separate Erlebnisse designen muss – eines für die Vor-Ort-Gruppe und ein eigenständiges Online-Format für die digitalen Teilnehmenden – anstatt beide Welten erzwungen zusammenzubringen. Ein weiterer zentraler Punkt: Hybride Plattformen sollten mobil und idealerweise audio-only nutzbar sein, damit Online-Teilnehmende nicht zwingend am Desktop sitzen müssen, sondern sich z. B. mit dem Smartphone einwählen können. Dokumentation und Wissenstransfer Die Frage der Sessiondokumentation begleitet das Knowledge Camp seit seinen Anfängen – und ist bis heute nicht vollständig gelöst. Frühere Ansätze wie Etherpad (ein kollaboratives Echtzeit-Textdokument) oder Google Docs erzeugten oft halbfertige Protokolle: Zu Beginn einer Session wurde fleißig mitgeschrieben, gegen Ende meist gar nicht mehr. Auch Miro-Boards (digitale Whiteboards) wurden eingesetzt, jedoch ohne ausreichende Anleitung der Teilnehmenden blieben sie leer. Der aktuelle Standard ist Recording by Default: Alle Sessions werden als Video aufgezeichnet und nach einer Frist von zwei bis vier Wochen veröffentlicht. Wer nicht aufgezeichnet werden möchte, kann per Opt-out widersprechen. Eine explizit offline und nicht aufgezeichnete Session wurde einmal erprobt – sie blieb mangels Interesse fast leer. Für die Zukunft wird der Einsatz von KI-basierter Transkription und Zusammenfassung der Aufzeichnungen als vielversprechender Ansatz diskutiert. Ein Unterschied zum früheren Etherpad-Ansatz bleibt jedoch: Die KI-Dokumentation entsteht immer im Nachhinein und erlaubt keine Live-Einblicke in die kollektiven Gedanken der Teilnehmenden während der Session. Parallel zur Dokumentation wurde ein Wiki gestartet – initiiert von Orga-Mitgliedern Martin Harnisch und Florian Schmuhl zusammen mit Clara. Ziel ist es, das organisatorische Wissen des Camps nachhaltig zu sichern: Checklisten, Lessons Learned und inhaltliche Archivierung der vergangenen Knowledge Camps. Das Wiki adressiert ein klassisches Problem ehrenamtlicher Serienveranstaltungen: Wissen, das nur in den Köpfen weniger Personen steckt, geht beim nächsten Teamwechsel verloren. Ausblick: Knowledge Camp 2026 Das Knowledge Camp 2026 findet am 8. und 9. Oktober 2026 im Fritzzforum in Berlin statt – bereits zum vierten Mal an diesem Standort. Das Motto lautet „KM in the AI Era“ (Wissensmanagement im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz), ein bewusst weit gefasstes Themenfeld zwischen Sinn und Unsinn von Wissensmanagement im KI-Kontext. Geplante Neuerungen umfassen ein verbessertes Onboarding für Erstbesucher – bereits 2025 wurde ein vorbereitender Online-Call eingeführt, der 2026 weiter ausgebaut werden soll. Ziel ist es, Hemmschwellen zu senken und neue Teilnehmende dazu zu ermutigen, selbst Sessions anzubieten. Außerdem soll das Abendprogramm für Online-Teilnehmende neu gestaltet werden: statt einer aufwändigen virtuellen Gesamtwelt wird ein dedizierter Anlaufpunkt (z. B. ein Kiosk oder separater Raum) für Offliner geboten, die mit Onlinern in Kontakt treten möchten. Der wissenschaftliche Beirat der GfWM soll erstmals sichtbarer auftreten, z. B. mit gestalteten Plakaten und inhaltlichen Impulsen. Fazit Das Knowledge Camp ist ein lebendiges Beispiel dafür, wie eine Barcamp-Community über viele Jahre lernt, wächst und sich professionalisiert – ohne dabei den offenen, partizipativen Charakter des Formats zu verlieren. Die wichtigsten Erkenntnisse aus 17 Jahren sind: Ehrenamtliche Strukturen brauchen klare Rollenverteilung und ein stabiles Kernteam. Hybridität funktioniert nur mit dedizierter Technik und menschlicher Begleitung. Dokumentation muss aktiv gestaltet werden, passiert nicht von selbst. Und das informelle Netzwerken – der eigentliche Kern eines Barcamps – bleibt das ungelösteste Problem im hybriden Kontext. Planungsbeginn mindestens ein halbes Jahr vor dem Event, idealerweise mit festem Kernteam und klaren Verantwortungsbereichen Lessons Learned so schnell wie möglich nach dem Camp durchführen und Ergebnisse in einer Mastercheckliste oder einem Wiki festhalten Locationwahl: Plenum + genug Breakout-Räume + stabiles, separierbares Internet sind nicht verhandelbar Hybridität erfordert dedizierte Raumbuddies, separate Online-Moderation und mobile Einwahlmöglichkeiten Für hybrides Socializing zwei eigenständige Erlebnisse designen statt eine erzwungene Zusammenführung beider Welten Neue Teilnehmende aktiv onboarden und sanft ermutigen, selbst Sessions anzubieten – z. B. durch vorbereitende Online-Calls Sessionaufzeichnung als Standard etablieren (Recording by Default mit Opt-out-Möglichkeit), perspektivisch ergänzt durch KI-gestützte Transkription und Zusammenfassung Disclaimer: die Zusammenfassung der Podcast-Episode wurde KI-basiert mit nur sehr wenig Human-in-the-Loop erstellt. KI kann Fehler machen.
